SURABAYA-Pemerintah Kota (Pemkot) Surabaya melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) mengelar Expose Hasil Pengawasan Kearsipan Internal 2024 bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD), Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) hingga tingkat Kecamatan bertempat di Lantai 2 Balai Kota, Kamis (16/1/2025).
Hasilnya, 24 OPD mendapatkan penghargaan atas kinerja kearsipan terbaik dengan kategori memuaskan. Di Antaranya, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) meraih perangkat pertama dengan nilai 99,81, diikuti oleh Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol) dan di urutan ketiga diraih oleh Dinas Komunikasi Komunikasi dan Informatika (Dinkominfo). Penghargaan terbaik tingkat kecamatan juga diberikan kepada Kecamatan Bulak yang menempati urutan keenam.
Wali Kota Surabaya Eri Cahyadi mengatakan, Dispusip Kota Surabaya berhasil meraih kategori AA atau sangat memuaskan se-Indonesia. Oleh karena itu, pengawasan kearsipan internal dilakukan untuk memastikan keandalan, keamanan dan aksesibilitas informasi terdokumentasi dengan baik di setiap OPD. Ia juga mengingatkan, agar semua Kepala OPD merawat dan menjaga arsipnya dengan sistem digitalisasi.
“Jadi kearsipan Kota Surabaya meraih predikat terbaik se-Indonesia. Hal itu sangat penting, ketika kita merawat arsip dengan digitalisasi secara baik dan teratur maka semua produk yang kita keluarkan akan terjaga dari hilang atau terbakar,” ujar Wali Kota Eri Cahyadi.
Ia menjelaskan, aspek-aspek yang dinilai dalam pengawasan tersebut antara lain, pengumpulan, pengelolaan, pemeriksaan dan evaluasi, keamanan penyimpanan, penyembangan kebijakan, prosedur hingga pengawasan kepatuhan tentang kearsipan. Dengan melakukan pengawasan arsip secara cermat dan sistematis dapat mendukung tranparansi, akuntabilitas serta efisiensi dalam pengelolaan informasi. Selain itu, bisa memenuhi kebutuhan organisasi dalam mengambil keputusan yang tepat dan berkelanjutan.
“Bagi saya pengarsipan sangat penting untuk mendukung pembangunan kota. Nilai kearsipan merupakan ketaatan pemkot dalam pengelolaan. Pengawasan internal yang sekarang kita lakukan adalah kewajiban dalam pembinaan dan pengawasan kepada OPD akan arsipnya,” jelas Wali Kota Eri.
Pada tahun 2025, Wali Kota Eri Cahyadi menargetkan setiap OPD meningkatkan nilainya. Ketika mendapatkan A harus naik menjadi AA dan seterusnya. Baginya, hal tersebut penting untuk mendukung kinerja setiap OPD.
“Saya minta 2025 nilainya harus AA untuk semua OPD, yang belum mendapatkan tolong belajar kepada temannya (OPD lain), agar nilainya sama. Sebagai penjaga aset dan pengeluar izin setiap OPD harus kuat dalam pengarsipan,” harapnya.
Wali Kota Eri Cahyadi menambahkan bahwa pengarsipan sangat penting bagi setiap perangkat daerah di lingkup Pemkot Surabaya. Sebab, hal tersebut mencerminkan bagaimana seorang Kepala OPD menjalankan kebijakan.
“Seorang pemimpin harus mengarahkan anak buahnya untuk teliti, salah satunya pengarsipan. Setiap Kepala OPD pastinya melalukan tanda tangan dan lainnya, kalau pengarsipan benar maka kinerjanya akan benar. Tapi, kalau tidak benar bagaimana manajemen kearsipannya akan berjalan,” tandasnya.
Di samping itu, Kepala Dispusip Kota Surabaya Mia Santi Dewi mengungkapkan, hasil pengawasan kearsipan internal pada tahun 2024 mengalami kenaikan signifikan dari tahun sebelumnya. Bila pada tahun 2023 hanya ada satu OPD yang mendapatkan nilai AA, tahun ini bertambah menjadi 24 OPD.
“Kami berterima kasih kepada Kepala OPD, BUMD hingga Camat yang memberikan perhatian lebih pada kearsipan, sehingga semakin banyak yang mendapatkan nilai memuaskan,” ungkap Mia.
Ia berharap, sesuai intruksi dari Wali Kota Surabaya Eri Cahyadi pada tahun 2025 lebih banyak perangkat daerah yang mendapatkan nilai AA dengan kategori memuaskan.”Kami berharap hasil yang dipaparkan bisa menjadi penyemangat untuk lebih baik ke depannya,” pungkasnya. (irm)
